網站查詢點自動分派？按服務、地區與急切程度設計流程＋免費15條網站查詢分派規則卡（Word版）
自動分派不是把每個表單通知轉寄給更多人。真正目標是每個查詢只有一位清楚負責人、看得到下一步和時限；同時保留保底隊列，避免系統「不確定」就把商機丟走。先定義分派規則，再選CRM、自動化或AI工具。
先刪走不必要的分派複雜度
如果公司只有兩個服務和一個銷售團隊，毋須建20條分支。先問：這個欄位會否改變負責人、優先級或下一個問題？若不會，就不要用它作路由。讓客戶填最少必要資料，其他資訊可由銷售在第一次對話補齊。
五類真正有用的判斷
判斷欄位 | 例子 | 分派結果 | 保底處理 |
|---|---|---|---|
服務 | 網站、影片、AI、廣告 | 對應專員或隊列 | 無法判斷→綜合銷售 |
地區／語言 | 香港、台灣、新加坡；中／英 | 當地時區及語言負責人 | 缺資料→先不拒單 |
急切程度 | 今天故障、30日內、探索中 | 事故、快速回覆、培育 | 高風險字眼→真人覆核 |
客戶價值 | 公司類型、預算、現有客戶 | 客戶成功、資深銷售、一般隊列 | 不以單一預算自動拒絕 |
資料完整度 | 電話、電郵、網址、同意 | 直接分派或補資料 | 不重複追問已提供資料 |
15條可直接改用的分派規則
01｜現有客戶報故障→客戶成功／支援，標記高優先。
02｜新客查網站服務→網站銷售隊列。
03｜新客查影片／動畫→內容製作銷售隊列。
04｜新客查AI整合→AI方案隊列並要求流程例子。
05｜同時選多項服務→綜合顧問，不複製成多張單。
06｜提及「網站停機」「付款失敗」「今日活動」→即時真人覆核。
07｜香港中文查詢→香港中文負責人。
08｜英文或海外時區→相應語言及工作時段隊列。
09｜現有客戶域名或客戶編號匹配→原客戶負責人。
10｜預算未填或低於參考值→仍保留，先澄清範圍。
11｜電郵或電話格式錯誤→在表單即時提示，不建立垃圾單。
12｜資料不足但聯絡方式有效→發一條補充問題，不要求重填。
13｜重複電郵＋相近內容→合併到原查詢，保留最新訊息。
14｜指定時限內未被接受→升級到隊列主管。
15｜所有無法分類個案→綜合銷售保底，每日覆核原因。
AI只應處理模糊判斷，不應取代硬規則
服務選項、地區、現有客戶編號及明確時限可以用硬規則；自由文字的需求摘要、情緒及可能服務才交AI分類。AI輸出應是結構化標籤加信心程度，低信心、敏感資料或高風險字眼必須交真人。這樣比讓模型直接決定「值得不值得跟」安全。
設計SLA、保底和審計
每條分派規則要有目的地、首回覆時限、接受／退回方法、無人接手的升級路徑及記錄。量度收到至分派時間、首次真人回覆、錯派率、重覆率、未接手數及合格查詢率；不要只看自動化成功執行。
香港規劃預算與時程
單一表單、電郵通知和簡單分派圖可由HK$12,000–30,000規劃；加入CRM、WhatsApp、現有客戶匹配、SLA及報表可由HK$35,000–100,000以上；多品牌、多地區或自訂AI分類可由HK$100,000以上。第三方軟件月費、訊息費及資料清理另計。流程設計及小型試行約2–4星期，整合項目約5–10星期。以上是Allua規劃範圍，不是固定報價。
免費領取：15條網站查詢分派規則卡
填好條件、目的地、回應時限及保底隊列，對齊查詢交接。 免費提供可編輯Word版本，方便按自己品牌填寫及重用。
填寫電郵、選擇用途並確認同意後，即可透過電郵取得範本。
使用方法：每條規則填「如果」「而且／除非」「分到」「首回覆SLA」「無人接手」「需要保存的證據」。示例：如果現有客戶＋訊息含網站停機，分到客戶成功緊急隊列，15分鐘內由真人接受；未接受則通知主管，保留原文、時間及負責人。
01 現有客戶故障｜02 網站服務｜03 影片／動畫｜04 AI整合｜05 多服務合併｜06 緊急字眼｜07 香港中文｜08 英文／海外｜09 原客戶負責人｜10 預算未明｜11 聯絡格式錯誤｜12 資料不足｜13 重複查詢｜14 逾時升級｜15 無法分類保底
常見問題
應否用預算自動拒絕？不建議。預算可能填錯、未定或與範圍不匹配；可以改變優先級或提問，但不應單一欄位封死商機。
是否每個部門都收到通知？最好只有主責人及必要備援，否則人人收到等於沒人負責。
AI分類錯了怎辦？保留原訊息、信心值、人工改派原因及可回復的規則版本，定期看錯派模式。
把查詢分派變成可追蹤的銷售入口
提供現有表單、收件箱、服務分類、地區、團隊名單、工作時間及回覆目標，Allua可建立分派矩陣、SLA、保底規則、整合及驗收案例。聯絡Allua設計查詢分派流程。
創作者合作邀請
內容創作者如想參與未來Allua文章或品牌合作，可提交創作者合作申請表；提交不代表保證獲選或合作。
資料來源與聲明
設計參考：W3C表單標籤、輸入驗證及錯誤通知指引；AI分類及個人資料部分參考香港私隱專員公署AI資料保障框架及NIST AI RMF。技術及法規會更新，實施前應再核實；實際成本與時程視整合及報價而定，歡迎提供更正。
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