30個中小企AI Prompt範本：電郵、報價與行政即用版＋免費30個中小企AI Prompt範本（Word版）

10月12日

讀畢需時 7 分鐘

好的Prompt不是魔法咒語，而是一張清楚工作單：要做甚麼、用哪些資料、遵守哪些限制、交付甚麼格式、由誰覆核。最常見的失敗，是只說「幫我寫得專業啲」，但沒有提供客戶狀態、產品資料、可承諾範圍或下一步。

以下30個範本以香港中小企日常工作為中心。請把方括號換成真實資料；如果資料不足，指示AI先列出缺口，不要自行補故事。涉及價錢、合約、退款、個人資料或公開承諾，必須由獲授權同事核實。

一個可重用Prompt要有六部分

部分	要回答的問題	寫法
角色	誰負責這項工作？	你是香港零售品牌的電商經理
目標	完成後要產生甚麼結果？	把查詢整理成可分派清單
輸入	模型可用哪些資料？	貼上產品、受眾及渠道資料
限制	哪些事情不可做？	不得捏造價格或客戶承諾
格式	輸出如何交付？	表格：任務、擁有人、期限
覆核	如何驗證？	列出假設、缺口及人工檢查

使用方法

每次先貼入必要背景，再貼相關原文或資料，最後指定輸出格式。第一輪用來產生草稿，第二輪要求檢查遺漏、風險及不確定內容；不要用同一個Prompt同時要求研究、定價、批准及發送。OpenAI的官方提示建議亦強調清楚、具體、提供上下文及指定格式。

免費領取：30個中小企AI Prompt範本

替換輸入欄位，按電郵、報價、行政與客服情境整理可覆用提示詞。免費提供可編輯Word版本，方便按自己品牌填寫及重用。

免費領取30個中小企AI Prompt範本（Word版）

填寫電郵、選擇用途並確認同意後，即可透過電郵取得範本。

電郵與日常溝通｜01–05

01｜回覆首次查詢：你是[公司／品牌]的客戶服務同事。根據客戶訊息「[貼上原文]」及服務資料「[貼上已批准內容]」，寫一封不多於150字的香港繁體中文回覆。先確認需求，再提出最多三條必要問題，最後給一個清楚下一步。不得自行承諾價錢、交期或功能；資料不足要標示【待確認】。輸出：主旨、正文、內部覆核項。

02｜確認已收到：以[品牌語氣：專業／親切／簡潔]寫一封60–90字確認訊息，告知已收到[文件／查詢／投訴]，列出預計由哪個角色跟進，但不要承諾未批准的回覆時間。輸出中英兩版及一行內部備註。

03｜要求補資料：閱讀「[客戶原文]」及「[服務必要資料清單]」，只問影響報價或執行的問題，最多五條，按重要性排序。每條問題提供一個方便客戶回答的例子或選項；不要重問客戶已提供的內容。

04｜延誤通知：根據[原定日期]、[目前狀況]、[可確認的新安排]及[不能承諾事項]，寫一封負責任但不推卸的延誤通知。包含：發生甚麼、對客戶的影響、已採取行動、下一個更新點。禁止虛構原因。

05｜投訴第一輪：把「[客戶投訴]」整理成事實、感受、要求及風險四部分，然後草擬回覆：先承認影響，不先爭辯；只承諾[授權範圍]；若涉及退款、法律、人身安全或私隱，標記【必須交真人】。

報價與銷售｜06–10

06｜查詢資格：根據客戶資料「[行業、目標、預算、時限、決策人、已有資源]」，判斷還欠哪些資料才能提出方案。輸出三欄：已知、未知、下一條最有效問題。不要自行把不明資料當成假設。

07｜報價摘要：把「[報價內容]」改寫成客戶易讀摘要，分為目標、工作範圍、交付物、時間、客戶需提供、費用、未包括項目及下一步。數字必須原樣保留；如有衝突，先列【需核對】。

08｜三個方案：根據[客戶目標]、[預算範圍]及[不可變限制]，設計Basic、Recommended、Growth三個方案。每個方案說明適合情況、包含項目、不包含項目、估計時間及主要取捨。不要用虛假折扣或恐嚇式文案。

09｜處理「太貴」：根據客戶說法「[原文]」及已批准價值證據「[證據]」，寫三個不同角度的回覆：澄清預算、縮減範圍、分階段試行。每個版本不多於100字，不貶低競爭對手，不承諾未批優惠。

10｜會議後跟進：根據會議紀錄「[貼上紀錄]」，寫一封跟進電郵，分為已確認、仍待確認、雙方行動、日期及風險。若紀錄有矛盾，列在內部覆核欄，不要自行選一個版本。

行政與營運｜11–15

11｜會議摘要：把「[逐字稿／筆記]」整理成決定、行動、負責角色、期限及待決問題。只記錄明確內容；沒有負責人或期限時填【未指定】，不要猜人名。

12｜待辦清單：根據「[項目背景]」及「[現有事項]」，拆成最小可執行步驟。每項包含完成定義、前置依賴、負責角色及風險；最多列出一個唯一下一步作為首要行動。

13｜SOP初稿：把「[現有做法／錄音整理]」改成可交接SOP，包含目的、觸發條件、輸入、逐步操作、例外、批准點、紀錄位置及完成證據。任何未核實步驟標【待實測】。

14｜每週報告：根據「[本週已完成]」「[數據]」「[阻塞]」「[下週優先]」，寫一頁管理摘要。只報告有證據的完成事項；把活動量和業務結果分開，最後只留一個需決定事項。

15｜檔案整理：根據檔案清單「[貼上名稱]」及規則「[資料夾、命名、保留期限]」，提出搬移及改名計劃。不得直接刪除；列出重複檔候選、保留建議及不可判斷項。

營銷內容｜16–20

16｜社交貼文：以[目標受眾]、[產品／服務]、[證據]、[語氣]及[CTA]寫三個版本：資訊型、案例型、行動型。每版包含開場、正文、CTA及建議視覺；禁止虛構客戶成果。

17｜30日內容主題：根據[品牌定位]、[三個客戶問題]、[可用素材]及[主要渠道]，提出30個不重複主題，分為教育、證據、產品、幕後及互動。每題寫清搜尋或決策意圖，不要只換標題同義詞。

18｜廣告文案變體：根據[受眾]、[痛點]、[利益]、[證據]及[限制]，產生12組標題＋正文，每組只改一個主要假設，並標示測試變項。不要宣稱未有數據支持的效果。

19｜長內容重用：把「[文章／影片稿]」重組為一篇LinkedIn貼文、五張輪播、30秒短片稿及一封電郵。保留原意和數字，列明哪些句子需要來源連結，不要新增案例。

20｜FAQ：閱讀「[銷售對話／客服紀錄]」，找出十個重複問題，按購買前、使用中、售後分類。每個答案只用[已批准知識庫]，資料缺口列給內部補充，不公開猜測。

客服與知識庫｜21–25

21｜查詢分類：把「[客戶訊息]」分類為服務、地區、急切程度、情緒、需要的下一步及是否交真人。只能使用[分類清單]；信心不足時回傳【不確定】及原因。

22｜知識庫回覆：只根據「[知識庫片段]」回答「[客戶問題]」。先直接回答，再列步驟及限制；若知識庫沒有答案，說明欠缺甚麼並建議轉交角色，禁止用常識補充公司政策。

23｜真人交接：閱讀「[對話]」，寫一份交接摘要：客戶目標、已確認身份資料、已嘗試、未解決、風險、客戶情緒及建議下一句。刪除不必要個人資料，不要求客戶重複已提供資料。

24｜語氣修正：把「[原回覆]」改成[品牌語氣]，保留所有事實、價錢、日期、限制及法律字眼。輸出改寫版及變更清單；不得為了更友善而軟化必要條款。

25｜意見歸納：將「[匿名意見集合]」分成主題、頻率、嚴重程度、代表句、可改善項及未能判斷。不要把單一意見當成趨勢；涉及個人資料先移除。

管理與決策｜26–30

26｜決策備忘：根據[選項]、[目標]、[限制]、[成本]及[證據]，寫一頁備忘錄：建議、理由、取捨、風險、需要驗證及撤回條件。事實、假設及推論要分開。

27｜風險預演：假設「[計劃]」三個月後失敗，列出十個可能原因，分為人、流程、資料、技術、客戶及供應商。每項提供早期訊號、預防措施及責任角色，不誇大罕見風險。

28｜供應商問題：根據[採購目的]及[涉及資料／系統]，產生12條供應商問題，涵蓋能力證據、資料處理、權限、退出、支援、總成本及驗收。每條附可接受證據，避免只問「是否安全」。

29｜培訓計劃：為[角色]設計兩星期AI工作培訓，只處理[三個工作場景]。每課包含示範、練習、常見錯誤、覆核準則及實際工作產出；不把完成課程當成能力證明。

30｜月度覆核：根據[使用紀錄]、[錯誤]、[節省時間]、[品質抽查]及[用戶回饋]，比較本月與上月。分開活動量、品質、成本及業務結果；提出最多三項改善，並為每項指定下一個可量度驗證。

點樣令Prompt真正變成公司資產？

先揀十個重複工作，指定Prompt擁有人、必填資料、可用知識來源、不可承諾項、覆核角色及版本日期。每次錯誤都應回到Prompt、資料或流程修正，不要只叫同事「問得好啲」。

香港中小企建立第一版Prompt Library，一般可預HK$4,000–12,000做10個流程盤點及範本；若加入知識庫、表單、權限及系統整合，規劃範圍可由HK$15,000–60,000起。時間約一至四星期，視乎資料整潔度、批准層級及是否要實際系統測試。以上是Allua規劃範圍，不是軟件訂閱價或固定報價。